2013/12/28

目上に「各位」はNG?デキるサラリーマンは知っている「まろやかメール」の書き方

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POINT1:目上に「各位」は失礼か?

ご自身がある程度の地位になり、自社内のプロジェクトチームのメンバー全員にメールを出すような場合には、「○○プロジェクトチーム各位」と言った宛名で問題が無いのはいうまでもありませんが、これが目上相手となってくると悩ましい話になってきます。

例えば大事な取引先の役員8人を接待し、そのお礼をメールしようと考えた時に、あなたはこんな迷いを持つようになるはずです。

「一人ずつに同じ文面で挨拶メールを送るのも失礼だし、かといって全部違う文面も面倒くさい。全員にいっぺんに送ってしまえば良いのだが、お客に各位はちょっと上からな感じもある。どうすりゃいいんだ?」

朝からそんな事であれこれ頭を悩ませていると、あっという間にランチタイムになってしまいます。

ここは簡潔に、「株式会社○○商事 各位」としても問題がないことを覚えておかれると良いかと思います。

各位と書くとなんとなく上からものを言っているような印象がありますが、国語的には各位というのは「皆様」という意味ですから、お客さん相手に各位と使っても何ら問題はありません。

POINT2:敬語の「ダブリ」はNG!

「各位」の使い方は実に悩ましい。ゆえに、この単語にまつわるルール違反はとても多いのですが、よく見かけるのが「○○商事各位様」や「○○商事様各位」という敬語のダブリのNGです。

これは前節で述べた「各位」の国語的な意味を正しく理解していないがゆえに起こるミスでもあるのですが、「各位+様」や「様+各位」は二重敬語になってしまいますから、受け取る側からすると丁寧を通り越して慇懃無礼にも映ります。

接待の翌朝にせっかく朝早く出てきてメールを書いた熱意も、丁寧なメール本文を取りまとめたマメさも、ダブり敬語を使うと全てが台無しになってしまいます。

POINT3:これ頻出!お客に「ご苦労様です」 は絶対NG!

各位についで迷う人が多いのが、目上の人をねぎらうシーンで使う「ご苦労様です」にまつわるルールです。

接待にお付き合い頂いたお礼のメールに「昨日は遅い時間までご苦労様でした」などと書かれた礼状メールをよく目にするのですが、これは完璧なNGです。

「ご苦労様です」は目上が目下に使うねぎらいの言葉。目上の人には必ず「お疲れ様でした」という風に使うようにして、文面がおかしくならないのならば「お疲れ様でした」も避けて「ありがとうございました」を使うようにするとモアベターです。

織田信長が秀吉に向かって「サル、ご苦労であった!」と使っていたわけですから、秀吉は「殿!お疲れ様でございました」と言うのが正解なのはご理解が頂けるかと思います。

POINT4:メールをまろやかにする「ませ」を使う上級テクニック

宛名や言い回しの問題を解決できても、一番の問題はメールの中身です。メール本文内に固すぎる表現や失礼な文章が紛れ込んでいたら、受け取った側には「なんだ?コイツ」の印象だけが残り全てが台無しになってしまいます。

よく見かけるのが、メールの結びの挨拶で、「寒くなって参りました。○○常務におかれましてはくれぐれもご自愛ください」。などといった結びの句です。

「各位」の使い分けで上からだ下からだと散々迷う人が多い代わりに、こういった文面には無頓着なのは、マニュアル世代故の弊害なのかと頭が痛くなってしまいますが、こういった一節にも配慮は加えて頂きたいもの。

上記表現では若干の上から目線が感じられてしまいますから、ここは「ませ」を付けて、「寒くなって参りました。○○常務におかれましてはくれぐれもご自愛ください”ませ”」と書くようにすると、文面もまろやかになり、上から印象もなくなり丁寧さがよりアップします。

マナーやルールと言った要素のもう一歩上を行く表現技術ですが、覚えておかれると良いかと思います。

ルールやマナーを完璧に守りながらも、堅苦しくなり過ぎずにまろやかな文面でまとめられたメールは、受け取った方も読んでいてとても爽やかな気分になるものです。

「たったそれだけ」があなたの評価をプラスにもマイナスにもしますから、本記事の内容を参考に皆さんもまろやかメール美人を目指しましょう。