2014/5/9

あいまい、長いはNG!すぐに返事をもらえるメールの件名って?

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メールを送ったけれど、なかなか返事が来ずに落ち着かなかったり、イライラしたことはありませんか?
相手の方の忙しさも重々承知とはいえ、せめて「メール読みました」という確認のメールぐらい送ってくれてもいいじゃない……と思ってしまいますよね。

だけどそれは、あなたが送ったメールに問題があるせいかもしれないのです。
メールは、メールソフトの受信一覧に表示されますが、その段階でまずチェックするのが、件名ですよね。その件名が魅力的か、そうでないか。それでレスポンスの速度が変わってくるかもしれないのです。
相手が思わず「このメールは優先的に確認して返信しよう!」と思いたくなるような件名って、どんな特徴があるのでしょうか?

<「○○の件」のような無難さはNG>

ビジネスでやりとりするメールで、一番多い件名のタイプは「○○の件」「○○について」といったパターンではないでしょうか?
無難だし、端的にメールの内容を表しているし、いいんじゃないの? と思われるかもしれませんが、これではメールの内容が分からないのです。

たとえば見積書ができあがったことを知らせるのに、「見積書の件について」「見積書について」では、見積書ができたのかできないのか、さっぱり分かりませんよね。
そこははっきりと、「見積書が完成しました」という件名にすると、相手の方も「完成したなら、早めにチェックしないと!」と素早くメールをチェックしてくれるはずです。

<件名は15文字以内で!>

「○日にご依頼いただいた見積書の内容についての問い合わせ」
……長い! こんな件名なら、メールの画面によっては、途中で件名が切れていたり、省略されたりしますよね。

メールの件名は、せいぜい15文字まで。端的にメールの内容を伝えるように心がけましょう。
最初の長~い件名も、「見積書の○○を教えてください」にすると、メール本文の内容が件名からはっきりと伝わりますよね。

<はっきりと具体的な内容を!>

件名はメールの内容を要約したもの、と思われている方が多いと思います。だからこそ、人と差をつけたいですよね。件名をメールの一部と考え、具体的な内容を入れてみましょう。

「○○の作成を△△様にお願いします」と相手の名前を入れてもいいでしょう。「○月×日までの作業のお願いです」などと、具体的な日付や数字を入れるものいいですね!

没個性に陥りがちなメールの件名ですが、ちょっとした心がけで、相手の心に響くものになるのです。スパムメールに間違われるような、下品な言葉遣いは避けつつ、相手がすぐに返事をしたくなるような件名を目指してください!